Recruiting wird oft als Entweder-oder diskutiert: aktiv suchen oder abwarten, bis passende Bewerbungen eingehen. In der Praxis sind Active Sourcing und Passive Sourcing zwei komplementäre Mechanismen, die auf unterschiedlichen Marktlogiken beruhen. Wer sie sauber trennt, kann Kosten, Time-to-Hire und Qualitaet der Besetzung deutlich besser steuern, und gleichzeitig Candidate Experience sowie Compliance im Blick behalten.
Inhaltsverzeichnis
- Active Sourcing und Passive Sourcing: Begriffe und Abgrenzung
- Wie gross ist der passive Markt wirklich?
- Active Sourcing: Stärken, Grenzen und typische Use Cases
- Passive Sourcing: Stärken, Grenzen und typische Use Cases
- Wirkungsketten und Evidenz: Was Studien zu Qualitaet und Outcomes sagen
- Candidate Experience, Datenschutz und Recht: Was Sie beachten sollten
- Messbarkeit: KPIs, Benchmarks und ein pragmatisches Reporting
- Die beste Praxis ist meist hybrid: Ein Modell fuer Ihre Sourcing-Architektur
- Wie Best-Places-to-Work in Germany Active und Passive Sourcing beschleunigt
- Fazit
- Quellenverzeichnis
1. Active Sourcing und Passive Sourcing: Begriffe und Abgrenzung
Active Sourcing bedeutet, dass Ihr Unternehmen proaktiv geeignete Kandidat:innen identifiziert und anspricht, mit dem Ziel, auch Personen zu erreichen, die nicht aktiv suchen. So definieren es auch Aufsichtsbehoerden im Kontext Recruiting. (Quelle: 5. HmbBfDI)
Passive Sourcing (oft gleichgesetzt mit inbound-orientiertem Recruiting) umfasst alle Massnahmen, die dazu fuehren, dass Kandidat:innen von sich aus auf Ihr Unternehmen zukommen oder in Ihrem Talent-Pool bleiben, zum Beispiel durch Employer Branding, Content, Karriereseiten, Community, Empfehlungsprogramme oder wiederkehrende Touchpoints.
Wichtig: Passive Sourcing ist nicht „nichts tun“. Es ist systematisches Nachfrage-Management: Sie investieren in Sichtbarkeit, Vertrauen und Conversion, bevor die konkrete Stelle ausgeschrieben ist.
2. Wie gross ist der passive Markt wirklich?
LinkedIn berichtet seit Jahren, dass ein grosser Teil der Erwerbsbevoelkerung nicht aktiv sucht: In einer Zusammenstellung von Hiring-Statistiken wird genannt, dass 70 Prozent der globalen Workforce „passive talent“ seien. (Quelle: 1. LinkedIn Hiring Stats)
In einer separaten LinkedIn-Auswertung wird die Lage noch differenzierter beschrieben: Ein Grossteil der „passiven“ Zielgruppe ist durchaus ansprechbar, wenn die Ansprache relevant ist. Dort wird argumentiert, dass zusammen betrachtet ein sehr grosser Anteil der Erwerbstaetigen „fair game“ fuer Recruiter sein kann, wenn Vorgehen und Timing stimmen. (Quelle: 2. LinkedIn Active vs Passive)
Interpretation fuer die Praxis: Selbst wenn Sie hervorragendes Inbound haben, wird ein reines „Post and pray“ im Engpassmarkt strukturell limitiert bleiben. Passive Kandidat:innen erreichen Sie oft nur, wenn Sie aktiv Beziehungen aufbauen oder Ihre Inhalte so stark sind, dass sie organisch wirken.
3. Active Sourcing: Staerken, Grenzen und typische Use Cases
Active Sourcing ist im Kern Outbound-Vertrieb mit HR-Zielen: Zielgruppenanalyse, Segmentierung, Messaging, Follow-up, Conversion. Seine Staerken liegen vor allem dort, wo der Markt nicht freiwillig liefert.
Wann Active Sourcing besonders stark ist
- Engpassprofile und Senioritaet: Je seltener und seniorer, desto weniger Inbound.
- Vertrauliche Suchen: Wenn Sie nicht sichtbar ausschreiben koennen.
- Time-critical Hiring: Wenn offene Rollen direkte Opportunitaetskosten verursachen.
- Neue Standorte / neue Rollen: Wenn noch kein organischer Kanal existiert.
Typische Grenzen
- Aufwand pro Einstellung steigt, wenn Persona und Value Proposition unscharf sind.
- Skalierung braucht Tools, Prozesse, Message-Qualitaet und saubere Daten.
- Reputationsrisiko: Schlechte Ansprache wirkt wie Spam.
- Compliance-Aufwand: Dokumentation der Interessenabwaegung, Informationspflichten etc. je nach Setup.
4. Passive Sourcing: Staerken, Grenzen und typische Use Cases
Passive Sourcing zahlt auf Marke, Vertrauen und niedrigere Grenzkosten ein. Richtig gemacht wird daraus ein dauerhaftes Asset, das die Abhaengigkeit von teuren Kanaelen reduziert.
Wann Passive Sourcing besonders stark ist
- Kontinuierliche, wiederkehrende Bedarfe (z.B. Pflege, Handwerk, Retail, Hospitality, Customer Ops)
- Standorte mit gutem lokaler Community-Zugang
- Rollen mit hohem Bewerbungsaufkommen, bei denen Qualitaet und Candidate Experience entscheiden
- Langfristiger Aufbau von Talent Pools und Alumni-Netzwerken
Typische Grenzen
- Anlaufzeit: Brand und Content wirken nicht sofort.
- Marktverzerrung: Inbound liefert oft eher aktiv Suchende, nicht zwingend die rare Zielgruppe.
- Qualitaetssignal muss stark sein, sonst bekommen Sie viel, aber nicht das Richtige.
5. Wirkungsketten und Evidenz: Was Studien zu Qualitaet und Outcomes sagen
In der Forschung wird das Thema oft ueber Informationsvorteile diskutiert: Welche Kanaele liefern bessere Signale, reduzieren Screening-Kosten und fuehren zu stabileren Matches?
Referral Recruiting als Bruecke zwischen aktiv und passiv
Employee Referrals sind eine Mischform: Sie wirken inbound-aehnlich (Kandidat kommt ueber Netzwerk), basieren aber auf aktivem Trigger (Mitarbeitende empfehlen aktiv). Die wissenschaftliche Literatur dazu ist umfangreich.
- Eine grosse Review-Arbeit im Journal of Applied Psychology systematisiert den Stand der Forschung zu Employee Referrals und beschreibt, wie Netzwerke, Motivation der Empfehlenden und Prozessdesign Outcomes beeinflussen. (Quelle: 9. Schlachter & Pieper, 2019)
- Eine Studie in Labour Economics findet, dass Referrals mit hoeherer Jobstabilitaet und hoeheren Loehnen beim Einstieg zusammenhaengen, wobei Effekte mit der Zeit abnehmen, und dass Referrals mit weniger Screening und geringeren Suchkosten korrelieren. (Quelle: 8. Guertzgen et al., 2024)
- Ein randomisiertes Einfuehrungsdesign zu Referral-Programmen zeigt u.a., dass ein Referral-Programm mit geringerer Fluktuation einherging, in dem Paper wird eine Reduktion der Attrition berichtet. (Quelle: 10. Friebel et al., 2022)
Was das fuer Active vs Passive bedeutet:
Passive Sourcing baut Reichweite und Vertrauen. Active Sourcing liefert zielgenaue Reichweite. Referral-Mechaniken liefern zusaetzliche Signale und koennen Qualitaet sowie Stabilitaet positiv beeinflussen, wenn fair und sauber umgesetzt.
6. Candidate Experience, Datenschutz und Recht: Was Sie beachten sollten
Gerade beim Active Sourcing wird Candidate Experience schnell zur Risiko- oder Wachstumsvariable.
Datenschutz: legitimes Interesse und Erwartbarkeit
Wenn Sie personenbezogene Daten verarbeiten, brauchen Sie eine Rechtsgrundlage. In der Praxis wird im Recruiting-Kontext haeufig mit berechtigtem Interesse gearbeitet, inklusive dokumentierter Interessenabwaegung. (Quelle: 7. DSGVO Art. 6; Quelle: 6. EDPB Guidelines 1/2024)
Die EDPB betont im Rahmen der Interessenabwaegung besonders die reasonable expectations der betroffenen Person, also ob sie vernuenftigerweise mit der Verarbeitung rechnen konnte. (Quelle: 6. EDPB Guidelines 1/2024)
Ergaenzend gibt es sehr konkrete Orientierung aus Deutschland: Die Hamburger Datenschutzbehoerde beschreibt Active Sourcing als proaktive Identifikation potenzieller Bewerbender, gerade auch solcher, die nicht aktiv suchen, und ordnet das in Bewerberdatenschutz und Recruiting ein. (Quelle: 5. HmbBfDI)
Social Media Screening: Vorsicht bei „Cybervetting“
Wenn Active Sourcing in Screening kippt, kann das kontraproduktiv werden. Eine Studie in Computers in Human Behavior zeigt, dass Wahrnehmungen von Privacy Violation und Unfairness die Rueckzugsabsicht aus Auswahlprozessen beeinflussen koennen, besonders relevant bei passiven Kandidat:innen. (Quelle: 11. Suen, 2018)
Kurz gesagt: Active Sourcing funktioniert am besten, wenn es als respektvolle Einladung gestaltet ist, nicht als verdecktes Screening.
„Active Sourcing bezeichnet eine aktive Personalbeschaffung, um proaktiv potenzielle Bewerber:innen zu identifizieren.“ (Quelle: 5. HmbBfDI)
7. Messbarkeit: KPIs, Benchmarks und ein pragmatisches Reporting
Wenn Sie Active und Passive Sourcing steuern wollen, brauchen Sie ein gemeinsames KPI-Modell, sonst vergleichen Sie Aepfel mit Birnen.
Sinnvolle Core-KPIs (fuer beide Strategien)
- Time-to-First-Qualified: Zeit bis zur ersten wirklich passenden Person im Prozess
- Quality of Hire Proxy: z.B. Probezeit-Bestehen, Hiring Manager Score, Performance nach 6 Monaten (vorsichtig interpretieren)
- Cost per Qualified Lead und Cost per Hire
- Conversion-Raten: View → Klick → Bewerbung → Interview → Offer → Hire
- Candidate Experience Signale: Drop-off, Antwortquote, Absagegruende, NPS
Outbound-spezifische KPIs (Active Sourcing)
- Reply Rate, Positive Reply Rate
- Sequenz-Performance (Kontakt 1, Follow-up 1, Follow-up 2)
- Kanalvergleich (LinkedIn, E-Mail, Telefon, Events)
LinkedIn selbst veroeffentlicht konkrete Datenpunkte zur Outreach-Qualitaet: Kuerzere InMails schneiden im Durchschnitt besser ab, und personalisierte Nachrichten performen hoeher als Bulk. (Quelle: 3. LinkedIn InMail Response; Quelle: 4. LinkedIn InMail Benchmarks)
„Personalized InMails perform about 15% better than ones sent in bulk.“ (Quelle: 3. LinkedIn InMail Response)
8. Die beste Praxis ist meist hybrid: Ein Modell fuer Ihre Sourcing-Architektur
Statt „Active oder Passive“ empfehle ich ein Portfolio-Modell:
- Always-on Passive Engine
Karriereseite, Content, Social Proof, Talent Pool, CRM, Bewerbungsprozess, Referral-System. - Targeted Active Bursts
Zeitlich begrenzte, hochfokussierte Kampagnen fuer Engpassrollen, neue Standorte, Senior Profiles. - Bridge-Mechaniken
Referrals, Communities, Alumni, Events, Kooperationen, die passive Reichweite in aktivierbare Leads verwandeln.
Das Ziel ist ein stabiler Fluss: Passive erzeugt Nachfrage und Vertrauen, Active aktiviert Praezision, Bridge liefert Signalqualitaet.
9. Wie Best-Places-to-Work in Germany Active und Passive Sourcing beschleunigt
Genau an der Schnittstelle zwischen Reichweite, Vertrauen und Aktivierung entstehen in der Praxis die groessten Hebel. Hier kann Best-Places-to-Work in Germany beide Strategien gleichzeitig staerken:
- Mehrsprachiges Video-Recruiting als Passive-Booster: Video senkt Interpretationsaufwand, erhoeht Realitaetsnaehe und macht Employer Branding messbar, weil es laenger betrachtet und besser geteilt wird.
- QR-Code in der Anzeige, der Kandidat:innen direkt zu mehr Informationen in ihrer Sprache fuehrt (z.B. via WhatsApp): Das wirkt wie ein Active-Element innerhalb eines passiven Touchpoints, weil es die Antworthuerde drastisch senkt.
- HR-Assistant nach der Einstellung: Das ist kein Recruiting-Kanal im engen Sinn, aber ein Retention- und Experience-Hebel, der wiederum das Passive Sourcing staerkt, weil gute Erfahrungen Empfehlungsbereitschaft und Bewertungen erhoehen.
So wird aus „Sourcing“ eine durchgaengige Candidate Journey, von erster Aufmerksamkeit bis Onboarding.
10. Fazit
Active Sourcing und Passive Sourcing sind keine konkurrierenden Ideologien, sondern zwei Seiten derselben Marktmechanik.
- Active Sourcing gewinnt, wenn Sie Praezision, Geschwindigkeit und Engpassprofile priorisieren.
- Passive Sourcing gewinnt, wenn Sie Skaleneffekte, Markenstaerke und nachhaltige Pipelines aufbauen wollen.
- Hybrid gewinnt fast immer, weil es Risiko und Kosten streut und zugleich Qualitaet stabilisiert.
Wenn Sie es wissenschaftlich formulieren wollen: Passive Sourcing optimiert den Zustrom, Active Sourcing optimiert die Selektion und Aktivierung, und Bridge-Mechaniken verbessern die Informationslage.
11. Quellenverzeichnis
- LinkedIn, Hiring Stats (passive vs. active Talent, Global Talent Trends 2015), https://business.linkedin.com/content/dam/business/talent-solutions/global/en_us/c/pdfs/ultimate-list-of-hiring-stats-v02.04-staffing.pdf
- LinkedIn Talent Blog, „Active vs. Passive Candidates: The Latest Global Breakdown Revealed“, https://www.linkedin.com/business/talent/blog/talent-strategy/active-vs-passive-candidates-latest-global-breakdown-revealed
- LinkedIn Talent Blog, „How to Improve Your InMail Response Rate, According to LinkedIn Data“, https://www.linkedin.com/business/talent/blog/talent-strategy/these-inmails-get-best-response-rates
- LinkedIn Talent Blog, „The Workers and Industries with the Highest InMail Response Rates“ (Update May 2024), https://www.linkedin.com/business/talent/blog/talent-engagement/how-inmail-response-rates-compare-across-industries-and-functions
- Hamburgischer Beauftragter fuer Datenschutz und Informationsfreiheit (HmbBfDI), „Bewerberdatenschutz und Recruiting im Fokus“ (PDF, 06.06.2024), https://datenschutz-hamburg.de/fileadmin/user_upload/HmbBfDI/Datenschutz/Informationen/240606_Information_Bewerberdatenschutz_und_Recruiting.pdf
- European Data Protection Board (EDPB), Guidelines 1/2024 on legitimate interest (Version for public consultation, 08.10.2024, PDF), https://www.edpb.europa.eu/system/files/2024-10/edpb_guidelines_202401_legitimateinterest_en.pdf
- GDPR Info, Art. 6 GDPR (Lawfulness of processing), https://gdpr-info.eu/art-6-gdpr/
- Guertzgen, N. et al. (2024), „Do employers learn more from referrals than from other recruitment channels?“ Labour Economics (ScienceDirect page), https://www.sciencedirect.com/science/article/pii/S0927537124000691
- Schlachter, S. D. & Pieper, J. R. (2019), „Employee referral hiring in organizations“ (J Appl Psychol, PubMed entry), https://pubmed.ncbi.nlm.nih.gov/31070383/
- Friebel, G. et al. (2022), „What Do Employee Referral Programs Do? Measuring the Direct and Overall Effects of a Management Practice“ (PDF), https://www.econtribute.de/RePEc/ajk/ajkdps/ECONtribute_164_2022.pdf
- Suen, H.-Y. (2018), „How passive job candidates respond to social networking site screening“, Computers in Human Behavior (ScienceDirect abstract page), https://www.sciencedirect.com/science/article/abs/pii/S0747563218301845
- Wilcox, A. (2022), „Is cybervetting valuable?“ (PDF, Cambridge), https://www.cambridge.org/core/services/aop-cambridge-core/content/view/D84AE01C002BFD9A9DA8829AA0AF872A/S1754942622000281a.pdf/is-cybervetting-valuable.pdf
